Ce este e-Factura?

e-Factura este sistemul național de facturare electronică din România, administrat de ANAF. În loc să trimiți doar PDF pe e-mail, factura circulă ca fișier XML (standard UBL) prin Spațiul Privat Virtual (SPV) — pe canalul oficial al statului.

Scopul: facturi uniforme, urmăribile fiscal și mai greu de contestat. Pentru majoritatea firmelor, e-Factura nu mai este opțională: este o obligație de lucru zilnic.

Cum funcționează, pe scurt

1. Emiteți factura în programul de facturare (cu date corecte CUI, TVA, linii, totaluri).
2. Programul generează XML-ul în formatul cerut de ANAF.
3. Vă autentificați în SPV cu certificat digital (token pe firmă).
4. Trimiteți e-Factura; ANAF validează și returnează status (acceptat / erori).
5. Clientul (sau furnizorul, pe facturile primite) preia documentul din SPV.

Cine este obligat

Obligația e-Factura s-a extins treptat și acoperă pe scară largă relațiile B2B (firmă către firmă) și B2G (către instituții publice). Regulile pot avea excepții și termene actualizate — sursa oficială rămâne anaf.ro. Neîndeplinirea obligației poate atrage amenzi; merită să aveți fluxul SPV stabil înainte de a amâna.

Ce trebuie să aveți pregătit

• Date firmă corecte — CUI, denumire, sediu, regim TVA.
• Certificat digital calificat asociat firmei, pentru SPV.
• Program care știe e-Factura — nu doar PDF, ci XML + trimitere/preluare SPV.
• Procedură internă — cine emite, cine verifică statusul, ce faceți la respingere.

e-Factura ≠ doar PDF pe e-mail

Un PDF frumos nu înlocuiește e-Factura. ANAF așteaptă structura XML și înregistrarea în SPV. PDF-ul rămâne util pentru clientul uman; obligația legală trece prin canalul electronic oficial.

Cum verifici dacă factura a fost validată

După trimitere, SPV returnează un index și o stare (acceptat / în procesare / erori). Verifică starea în program sau prin interogare SPV. Ghid dedicat: Cum trimiți e-Factura în SPV.

Ce faci dacă e-Factura este respinsă

Nu ignora mesajul. Corectează cauza (CUI, TVA, câmpuri XML, drepturi token) și retrimite. Dacă documentul a fost deja acceptat greșit, de regulă urmează storno. Detalii: e-Factura respinsă de ANAF.

Cât timp trebuie păstrată e-Factura

Păstrează facturile electronice (XML + dovezi de transmitere / index) pe perioada cerută de legislația fiscală și de arhivare — de regulă aliniată la termenul de păstrare a documentelor justificative. Confirmă cu contabilul termenele aplicabile firmei tale.

e-Factura pentru SRL, PFA, B2B și B2G

• e-Factura pentru SRL — proces de firmă, roluri, storno, facturi primite
• e-Factura pentru PFA — flux scurt, certificat pe CUI
• B2B — firmă către firmă: cazul cel mai frecvent
• B2G — către instituții publice: aceleași principii SPV, atenție la câmpuri cerute

e-Factura și TVA: cotele și regimul trebuie să fie corecte pe linii; incoerențele sunt o cauză frecventă de respingere.

Cum te ajută e-Factura4U

Cu e-Factura4U — program de facturare online emiti factura ca de obicei, apoi:

• generezi XML-ul e-Factura;
• te conectezi la SPV ANAF (producție);
• trimiți documentul și urmărești statusul;
• preiei facturile primite de la furnizori;
• legi totul de stocuri, NIR, încasări și rapoarte — fără să schimbi programul după fiecare pas.

Legat: Ce este e-Transport, cod UIT, toate ghidurile.

Întrebări frecvente

Este nevoie de certificat digital?

Da — autentificare SPV cu certificat digital pe firmă. Fără el nu poți trimite/prelua e-Factura pe mediul de producție ANAF.

Pot folosi e-Factura4U pe telefon?

Da. Aplicația este web (și pe Google Play). Fluxul e-Factura / SPV funcționează din același cont.

Cât costă?

Un singur plan: 2 luni de test, apoi 8 €/lună sau 80 €/an (2 luni cadou). TVA inclusă. Fără limită de facturi.